Guía básica de Ms Project 2013 para la dirección de proyectos:
Este es un tutorial que estamos desarrollando un grupo de usuarios de Ms Project de forma abierta para todo aquel que esté interesado en la gestión de proyectos. Tocamos al principio temas básicos para pasar a continuación a estudiar a través de varios manuales disponibles en Internet temas más avanzados. Incluimos numerosas referencias a blogs, foros y bibliografía de terceros.
Índice de contenidos del curso:
INTRODUCCIÓN.
PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS.
- 7. Fases de gestión.
SEGUIMIENTO Y ADAPTACIONES.
- 12. Limitaciones.
CONTROL PRESUPUESTARIO.
- 13. Costes fijos.
- 14. Costes variables.
- 15. Costes en Ms Project.
METODOLOGÍAS.
- 16. Temporalización.
- 17. Validación.
- 18. Metodologías.
EJEMPLOS Y OTROS RECURSOS.
- 19. Casos de estudio.
GLOSARIO.
1.- Objetivos básicos para dominar MS Project 2013:
-
Conocer y ser capaz de planificar un proyecto de forma sencilla y eficaz.
- Aproximación al software de gestión de proyectos más utilizado del mercado.
- Alternativas al coste por licencia opensource.
2.- Considera que los contenidos mínimos a revisar para dominar Ms Project son:
- Ciclo y planificación de un proyecto.
- Limitaciones y asignación de recursos. Gestión de costes.
- Temporalización y validación del plan.
Ms Project 2013 es un gestor de proyectos integrado dentro de un entorno ofimático como es Ms Office 2013, aunque puede adquirirse por separado. Ms Office Professional Plus 2013 incluye Ms Project Professional 2013 dedicado a la gestión de proyectos PPM.
Se suele usar en entornos corporativos y profesionales, utilizándose menos en el ámbito doméstico.
Para empresas y profesionales facilita enormemente la programación de tareas, la gestión de recursos y el control de costes. Con Ms Project 2013 podemos comunicarnos y coordinar proyectos con el resto del equipo sin salir de la aplicación (videoconferencia/llamada de Skype, Lync, chat, email o unirse a reuniones online).
3.- Novedades Ms Project 2013.
Al igual que el resto de aplicaciones que componen Office 2013, el espacio de trabajo aparece mucho más despejado y ordenado respecto a versiones anteriores. Funcionalmente destacamos:
- Un nuevo conjunto de informes con opciones gráficas inéditas que permiten generar reportes más claros para sus destinatarios. Informes de evolución personalizables: Trabajo planificado, completado y restante aparecen como líneas de un gráfico.
- En los diagramas de Gantt se aporta más claridad en las líneas de tareas mediante el uso de colores. Vemos claramente hacia donde evoluciona nuestro proyecto.
- Aplicaciones que trabajan conjuntamente con Project son Lync 2013; que permite conectar a todos los miembros del equipo sin salir de la aplicación. Trabajo en la nube con Onedrive (antes Skydrive), que nos permite disponer de archivos compartidos en cualquier dispositivo conectado a la red. Junto a los servicios online Ms Office 365 y Sharepoint, que facilitan enormemente compartir el trabajo para grupos.
- Es compatible con anteriores versiones: Escalas de tiempo, rutas de acceso a tareas, costes, recursos y asignaciones, etc, … Conexión de Ms Project a Visio y de MS Project a Excel con tablas dinámicas.
- Nuevas plantillas: Libro de Excel, lista de tareas de Sharepoint, administración de proyectos ágil, crear un presupuesto, valor acumulado, plan de proyecto sencillo, plan empresarial, informe anual, planeación de una campaña de marketing, fusión o evaluación de la adquisición, ciclo DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) para la mejora incremental, metodología Seis Sigma, tecnología y cumplimiento de SOX (Ley Sarbanes-Oxley), servicio de atención al cliente y lanzamiento de un nuevo producto.
4.- Introducción a la gestión de proyectos asistida por ordenador.
Cada proyecto se compone de una serie de tareas interrelacionadas, con una fecha de inicio y una duración, que determinaremos basándonos en la experiencia o en técnicas de estimación.
Para llevar a cabo estas tareas les asignaremos recursos (personas, materiales, instalaciones etc.) que tendrán una disponibilidad y un coste. Una vez realizada la planificación temporal, Ms Project 2013 nos ayudará en el seguimiento diario:
- Revisando si se cumplen las fechas de finalización de tareas.
- Vigilando si son necesarios más recursos para el cumplimiento de plazos. Controlando si se mantienen los costes durante el proyecto.
En un proyecto deberemos controlar distintas variables como la duración, los recursos necesarios para llevarlo a cabo y su coste. Por ejemplo si planificamos un proyecto para el desarrollo de una aplicación, este tendrá una fecha de entrega y un presupuesto que deberemos respetar.
Gracias a la planificación y posterior seguimiento del proyecto podemos evitar incumplir plazos o desviaciones del presupuesto inicial. La falta de planificación suele ser causa de retrasos, aumento de costes y baja calidad en muchos proyectos.
4.1 Ventajas:
- Planificar conlleva beneficios.
- Existen herramientas y metodologías para administrar adecuadamente los costes y nuestro tiempo.
- Las habilidades para gestionar proyectos se pueden desarrollar.
- El tiempo es un recurso democrático, todos tenemos el mismo.
- Si realizamos un seguimiento del desarrollo de nuestros proyectos, podemos aprender de nuestros errores.
5.- Breve introducción a las fases de un proyecto.
Ms Project es una herramienta muy avanzada. Su inclusión como herramienta ofimática puede llevarnos a equivoco pues se adapta tanto a trabajos personales y de PYMEs como a grandes proyectos de empresas. Así que estás ante una gran herramienta, aprovéchala para para planificar y realizar el seguimiento de proyectos de manera óptima!
Las fases previas en la gestión de proyectos son:
- 1. Definición de los objetivos del proyecto.
- 2. Estudio de la viabilidad del proyecto.
- 3. Estimación del tiempo, coste y esfuerzo requeridos.
- 4. Planificación temporal.
- 5. Seguimiento y adaptación a los cambios.
Utilizaremos Ms Project 2013 para vigilar si se va cumpliendo la planificación. Conforme el proyecto vaya avanzando actualizaremos periódicamente el proyecto con datos reales.
Si alguna tarea se sale del calendario previsto tendremos que reorganizar las tareas o reasignar recursos para solventarlo, o hacer reestimaciones más concretas.
Para llevar a cabo esta gestión, Ms Project combina varias técnicas para estimar la duración de un proyecto, el diagrama de Gantt, el diagrama de PERT (Programme Evaluation and Review Technique) también conocido como diagrama de red, está basado en cálculos estadísticos y el Método de la ruta o camino crítico CPM, que estudiaremos con mayor detalle en siguientes capítulos.
6.- ¿En qué consiste un Proyecto?
Un proyecto es una actividad planificada a priori orientada a la consecución de unos objetivos de manera eficiente.
Para llegar a nuestra meta tendremos que contar con recursos que pueden ser tangibles como los recursos económicos o los recursos humanos e intangibles como el tiempo, la experiencia, prestigio de la compañía, conocimiento, etc.
Un proyecto suele estar comprendido por una fecha de inicio, una serie de etapas intermedias y un fin. En él se expondrán las tareas, plazos de ejecución y costes.
Existirán tareas que se realizarán paralelamente y otras que no podrán comenzar hasta que no termine la fase previa. Por eso una demora en una fase anterior provoca desajustes en las etapas posteriores. Hoy en día se utiliza software precisamente para recalcular al instante cualquier variación en los plazos de ejecución.
El proyecto por definición ha de tener previamente descritas todas las operaciones, luego vendrá la etapa de ejecución, con sus desviaciones y soluciones bien sobre la marcha o fruto de los controles del proceso.
Para realizar un proyecto bien estructurado recomendamos seguir el conjunto de pasos, que estudiaremos a continuación…«Dirigir bien, es hacer que los demás tengan éxito.»
7.- Fases de gestión.
Las fases claves en la gestión de proyectos son:
1. La definición de la finalidad del proyecto, establece el ámbito y objetivos del mismo. Suelen realizarse entrevistas con el cliente para definir necesidades y objetivos a alcanzar. En esta fase aún no se tienen cuentan factores como la duración del proyecto, costes etc. sólo se trata de definir el problema y las posibles soluciones.
2. Estudiar la viabilidad del proyecto, para ver si es realizable. Hay que considerar las posibles estrategias de solución, analizar riesgos y si la ejecución del proyecto es rentable.
3. Estimar el tiempo, coste y esfuerzo requeridos. Podemos estimar basándonos en nuestra experiencia, aunque existen técnicas y métodos de estimación, como el método Delphi o las técnicas de descomposición.
4. Planificación temporal, para asegurarnos que podemos cumplir los objetivos y plazos fijados. Plasmaremos en MS Project las fases y tareas del proyecto, con sus duraciones, relaciones, recursos y costes basándonos en las estimaciones. Esta planificación nos servirá de guía para iniciar el proyecto.
5. Cuando comienza la ejecución del proyecto entramos en la fase de seguimiento y adaptación a los cambios.
Ciclo de vida de un proyecto:
8.- Estructurar un proyecto.
Mediante una reunión inicial de coordinación con los responsables de proyecto fijaremos las directrices del proyecto.
Definiremos la finalidad, los objetivos del proyecto y los principios de gestión (intenciones) que nos servirán de guía.
Una vez que se ha definido el ámbito del proyecto, debe estudiarse la viabilidad del proyecto. Considerar las diferentes alternativas e identificar las posibles restricciones técnicas y de gestión, con el fin de escoger la mejor solución.
Tendremos que estimar antes de comenzar, de cuánto tiempo disponemos, el esfuerzo humano requerido y cuál será su coste.
9.- Actividades de planificación (planeación).
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En la planificación se identifican las tareas que componen el proyecto, y las dependencias entre ellas. Se estima el esfuerzo, tiempo y costes necesarios para completar cada una de las tareas. Se asignan los recursos humanos y materiales a cada tarea. Este estudio debe ser lo más completo posible.
Una vez identificadas las tareas y determinada la duración mínima del proyecto se obtendrá una agenda de fechas para realizar el seguimiento y control del proyecto.
Toda esta información se presenta mediante diagramas como el Gantt que nos muestran gráficamente la distribución de las tareas.
Es fundamental asignar tareas a nuestro equipo y que cada miembro tenga clara sus funciones y prioridades.
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10.- Seguimiento y adaptación.
Una vez se ha creado la programación comienza la implementación del proyecto. Cuanto más complejo y largo sea un proyecto más posibilidades hay de que se produzcan variaciones en la programación original.
En la fase de seguimiento se compara lo planificado con el trabajo real, con el objetivo de ajustar la parte no completada del proyecto para no desviarnos del presupuesto o incumplir plazos.
La actividad de seguimiento permitirá controlar varios aspectos básicos en la gestión de proyectos:
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Comprobar si las tareas comienzan y finalizan según lo planeado, y si esto afecta a la fecha de finalización del proyecto.
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Controlar si los recursos están empleando más o menos tiempo del que se planificó para realizar una tarea.
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Vigilar si los costes se mantienen o hay diferencias con el presupuesto original.
Si detectamos que nos estamos desviando de la planificación original estaremos a tiempo de adaptar la programación. Podremos reasignar recursos, reordenar tareas o ajustar el calendario laboral para evitar incumplir los plazos fijados, o superar los costes estimados.
11.- Administración y gestión de recursos.
Un vez asignadas tareas y hayamos delegado en nuestro equipo realizaremos la función de soporte, seguimiento y control del proceso. Necesitaremos medir y obtener ratios para poder obtener estadísticas.
Como jefe de proyecto debemos tener claro cuáles son los valores de los ratios que debemos alcanzar para conseguir nuestros objetivos.
Es posible que el equipo asignado no consiga determinadas metas, debemos tener en cuenta pequeños márgenes de actuación en nuestros cálculos tanto de tiempo, como de dinero, personas, etc.
12.- Limitaciones.
Los proyectos se enfrentan a limitaciones que pueden poner en peligro la viabilidad de los mismos. Estas limitaciones pueden ser internas como el tiempo, recursos económicos-financieros, humanos o externas como el marco legal, competencia, etc.
Establecidos los objetivos y limitaciones, se realiza un listado con las actividades necesarias para conseguir cada objetivo. Agruparemos las tareas y las incluimos en la programación para determinar qué personas y habilidades necesitaremos.
Project trabaja con dos tipos de recursos:
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Recursos de trabajo: Son la personas que trabajarán en el proyecto.
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Equipamiento: Si el equipamiento que se va a utilizar no tiene ningún coste, quizá no sea necesario agregarlo al proyecto. Pero si por ejemplo necesitamos para el proyecto instalaciones o equipamiento en alquiler, o comprar algún material específico es importante agregarlo al proyecto para que la estimación de los costes sea más real. También puede ocurrir que la utilización del equipamiento determine el comienzo de una tarea.
En Project es posible personalizar el calendario para un recurso determinado, de forma que podamos recoger horarios diferentes, periodos vacacionales, o indicar si un trabajador no está disponible un día determinado porque está ocupado en un proyecto diferente.
Mediante la configuración de los recursos y su asignación a las tareas controlaremos el esfuerzo necesario para realizar el proyecto, y los costes por el uso de estos recursos.
13.- Costes fijos.
Los costes (costos) fijos son aquellos que se producen periódicamente y en relaciones fijas, por ejemplo el pago del alquiler de las instalaciones, o una licencia de software.
Algunos ejemplos de ahorro de costes fijos son:
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Utilizar Internet para comunicarnos con proveedores, clientes, administración, etc. Hoy en día con las tarifas planas podemos hacer uso intensivo de nuestra conexión. Podemos sustituir parte de los consumos variables en comunicaciones telefónica, carta, etc. por el coste fijo de conexión a Internet.
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Internalizar funciones subcontratadas. Por ejemplo podemos formar al personal interno para que lleve la gestión laboral y fiscal en lugar de pagar una cuota mensual a una asesoría-gestoría.
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Y su opuesto, la externalización de funciones o servicios que podríamos definirla como la acción de recurrir a una agencia externa para que realice una función interna pero no clave para nuestro negocio. Así, podemos centrarnos en lo que mejor sabemos hacer o «Core business». Por eso el outsourcing ayuda a la especialización de nuestra empresa y a centrarnos en nuestra actividad principal responsable de nuestra rentabilidad como empresa. «El outsourcing proporciona flexibilidad y eficiencia.»
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Mayor productividad por coste hora/trabajador.
Otro recurso utilizado por las empresas es vender activos prescindibles que en tiempos de bonanza han ido acumulando.
14.- Costes variables.
Los costes variables son aquellos que se producen proporcionalmente al nivel de actividad, como pueden ser los costes de suministros de papel, discos u otros materiales fungibles.
Algunos ejemplos de ahorro en costes variables:
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Consumibles, utilizando productos reciclados que suelen ser más económicos.
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Renegociar los gastos de telefonía e Internet. Revisar muy bien las facturas es posible que nos cobren pequeñas cantidades por servicios que no necesitamos. Como desvío de llamada, antivirus, etc.
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Optimizar viajes y gastos de mensajería. Quizá la opción de valija un solo día a la semana para los envíos resulte igual de eficaz y mucho más económica que los envíos a discreción.
- Comparar precios en la adquisición de suministros con al menos 3 proveedores.
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Reducir comisiones bancarias, cambiando la operativa. Podemos pagar nuestros proveedores con cheque en lugar de realizar transferencias. A la par que ganamos en financiación pues suelen tardar más días en descontar la cantidad abonada.
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Internalizar trabajos de proveedores. Por ejemplo desarrollar nuestra propia web, hoy en día esto es viable gracias a las herramientas informáticas disponibles sin grandes conocimientos informáticos.
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Utilizar los rendimientos en especie para los variables de las nóminas éstos ahorran tasas e impuestos (IRPF España), tanto a la empresa como al trabajador, a la vez que deducen nuestro pago en los seguros sociales pues no cotizan. Como los cheques comida, pago de guarderías, gastos de formación, etc.
15.- Control de costes en Ms Project.
En Project es posible controlar el aspecto financiero del proyecto, de forma que podamos prever cuál será su coste, o revisar cómo podemos reducirlos de forma segura. Asignando un coste a los recursos de trabajo, y materiales podremos obtener conocer información útil como:
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El coste total esperado del proyecto.
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El coste de una tarea o fase concreta del proyecto.
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El coste de los recursos.
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Comparar los costes reales del proyecto con los previstos.
El coste de cada tarea será la suma del coste de todos los recursos de trabajo asignados a la tarea y del coste de los materiales y costes por uso. En el caso de que conozcamos los costes fijos de una tarea (Alquiler del local, amortizaciones de maquinarias, Impuestos, etc.) podemos agregarlos directamente a la tarea.
Además de asignar los costes a recursos en tareas, en Project es posible indicar cuándo se ha contraído el coste de un recurso y cuándo se carga.
- Podemos cargar los costes al principio si es necesario pagar por anticipado, antes de que comience la tarea.
- Cargarlos al final de la tarea, si es posible realizar el pago una vez que la tarea se haya completado el trabajo.
- O prorratearlos si necesitamos distribuirlo durante la duración de la tarea.
16.- Temporalización.
Determinaremos la secuencia y la temporalización o momento en el que abordaremos cada tarea. Estudiaremos el tiempo de duración de cada una y su interrelación para establecer cierto margen de maniobra.
Los hitos sirven para marcar pequeñas metas y establecer un tiempo límite para conseguirlos. De esta forma nos aseguramos que llegaremos a tiempo al final.
17.- Validación.
Este último paso implica identificar y analizar las amenazas según su impacto en el plan. Es recomendable reunir a los agentes involucrados para realizar este análisis, así como proponer posibles planes de prevención y contingencia.
Pueden realizarse algunos cambios en el plan original, en función de las amenazas detectadas o las medidas preventivas. Hechos estos cambios y revisado el plan, por parte del responsable del proyecto, es fundamental comunicar a los implicados la planificación actualizada.
La ejecución del proyecto será mucho más fluida si se ha acertado o nos hemos acercado en la planificación inicial (también «la suerte» o diversas circunstancias que escapan a nuestro control influyen en ocasiones). Lo mismo ocurrirá con el control de lo ejecutado. El esfuerzo empleado en la planificación obtendrá sus frutos a lo largo del proyecto, asegurando el éxito del mismo.
18.- Metodologías.
La metodología Kanban basada en la organización de tareas mediante tarjetas visuales. Está relacionada con los procesos de producción just-in-time (JIT).
Scrum, modelo de desarrollo ágil caracterizado por no basarse en secuencias de procesos.
19.- Casos de estudio.
- Éxitos, proyectos fallidos, mercado, competencia, tribunales, I+D+i, …, en definitiva la evolución de la vida de una empresa durante 30 años en la web idg.es (caso Apple Computer).
20.- Enlaces a cursos y tutoriales de Internet:
La versiones anteriores son válidas en sus procesos salvo los casos concretos de moverse por el menú, obstáculo que se puede solventar fácilmente:
- MOOC: Preparación de la certificación PMP (Project Management Professional) en miriadax.net. Módulo 0. Presentación. Módulo 1. Introducción a la certificación PMP. Módulo 2. Grupo de procesos de inicio y Grupo de procesos de planificación. Módulo 3. Grupo de procesos de planificación (II). Módulo 4. Grupo de procesos de planificación (III). Módulo 5: Grupo de Procesos de Ejecución. Módulo 6: Grupo de procesos de monitorización y control. Grupo de procesos.
- MOOC: Iniciación y Planificación de Proyectos del Tecnológico de Monterrey & Universidad de California en Irvine Parte de una serie de 4 cursos, el Programa especializado Administración de Proyectos: Principios Básicos en coursera.org.
- MOOC: Agilidad y Lean. Gestionando los proyectos y negocios del s. XXI (5ª. ed.) por la Universidad Rey Juan Carlos en miriadax.net.
- Introducción en la web oficial: Principios básicos de Microsoft Project.
- Quick Start Guide Microsoft Project 2013 (en inglés).
- Manual básico de uso Ms Project 2010 de Francisco Redín en PDF.
- Tutorial básico Ms Project pero muy completo en la web programatium.com.
- PDF: Tutorial Ms Project en ese.upenn.edu (presentación en inglés).
-
Manual específico de Microsoft Ms Project 2003 aplicado a la Construcción de la Universidad de Córdoba.
20.1 Libros y eBooks.
Puedes ampliar tu formación con los textos seleccionados en el siguiente enlace:
Libros y eBooks de Ms Project …
21.- Blogs y entradas relacionadas.
- Projectsmart.co.uk ofrece además un manual en inglés.
- Blog oficial blogs.office.com/project/.
22.- Selección de videotutoriales de Internet.
Son una buena forma de familiarizarse con el entorno de trabajo y terminología del programa para niveles básicos:
-
Microsoft Project MasterClass en Español Parte 1 del canal de Mauricio Duque.
- Varios videotutoriales de Microsoft Project 2010 – Fácil de Aprender en el canal CityIngenieria.
23.- Descargas gratuitas de software y actualizaciones.
- Enlace a la última versión de Ms Project 2013 en office.microsoft.com/es-es/project/ y descarga versión de la versión de prueba.
- Actualizaciones: Download Service Pack para Microsoft Project en microsoft.com.
- Microsoft Project 2013, x32/64, 1u, ENG – Software de gerencia de proyecto (x32/64, 1u, 2000 MB, 1024 MB, 1.0 GHz, ENG). Oferta en Amazon.
- Microsoft Project 2013 Professional, x32/64, PKL, ESP – Software de gerencia de proyecto (x32/64, PKL, ESP, 2000 MB, 1024 MB, 1 GHz, ESP). Fabricante Microsoft. Oferta en Amazon.
24.- Software alternativo a Ms Project.
A los tradicionales aplicativos de escritorio tipo Ms Project (ahora disponibles también en la nube) o sus alternativas opensource como Openproj, Redbooth (Teambox), Gantter, Rally Community Edition o FreedCamp o ProjectLibre para Linux, se le suman soluciones web como:
- Gestión de proyectos con a través de cualquier navegador con moosti.com o asana.com que aplican la técnica POMODORO.
- Trello, es un gestor básico de proyectos gratuito. Permite la colaboración online.
- Basecamp, es un servicio web que nos permite realizar un seguimiento de la evolución de nuestros proyectos. Dispone de una versión free y un servicio premium más completo que nos ofrece dos meses de prueba gratuita.
- Wrike es una aplicación web para la gestión de proyectos. Con todas las ventajas que ello conlleva.
- Microsoft project viewer free version. MPP Viewer es un visor sencillo para archivos de Microsoft Project que permite abrir los ficheros .mpp y exportar datos a Excel e imprimir. Funciona bien con las versiones Project 2007/ 2003 /2000. Permite la vista jerárquica de tareas, la vista de recursos, entre otros. MPP Viewer 2.0 es la versión actual más estable y necesita NET Framework 4.5 para funcionar.
25.- Opciones de compra.
El producto se puede adquirir desde diferentes webs… ( seguir leyendo … )
Referencias rápida de términos:
- Coste final estimado o EAC.
- Desviación de costes (Cost Variance CV).
- Fast Tracking: Simultanear actividades.
- Free float: Tolerancia de tiempo.
- Milestone: Hito.
- Ineficacia: No conseguir nuestros objetivos.
- Ineficiencia: Emplear demasiados recursos.
- Respuesta al riesgo: Técnicas de gestión de riesgos.
- Sobrecoste: Recursos adquiridos a un precio excesivo.
- Stakeholders: Actores interesados.
- Workaround: Respuesta a un suceso negativo imprevisto.
- Work package: Paquete de trabajo.
