Tutorial No Oficial de Ms Visio
Guía rápida: índice de contenidos:
1. Introducción.
Ms Visio es un software que permite realizar gráficos y diagramas de trabajo de manera asistida. Su gran utilidad es ayudarnos a simplificar grandes cantidades de información en sencillos esquemas.
En la siguiente guía iremos estudiando diferentes conceptos sobre el trabajo con diagramas, también haremos referencia a la fuente oficial de información del programa que no es otra que support.office.com y destaremos manuales y tutoriales de terceros que o bien se pueden encontrar en Internet de manera gratuita o son libros y ebooks que se pueden adquirir a través de amazon.com.
1.1 Desarrollo de versiones y características.
Visio es un software maduro, que consta de más de 18 años de desarrollo y que lo largo de los años ha ido incorporando nuevas bibliotecas de símbolos y conectores para diagramas.
La primera versión que se incorporó como integrante del paquete Ms Office Profesional fue la 2003 y se ha mantenido y desarrollado a través de las versiones anteriores hasta la actual 2019.
La misión de Visio es asistirnos en la realización de diagramas. Para ello incluye elementos prediseñados orientados a crear conexiones.
Características como la alineación automática, los diagramas iniciales prediseñados y las plantillas, efectos y colores en iconos, temas y las notaciones estándar. Los consejos y trucos contextuales también ayudan a ello.
Podemos crear diagramas dinámicos con la vinculación de datos con Excel. Ejemplo: Dibujo de Visio conectado a datos en un elemento web de SharePoint en support.office.com.
En las versiones de Office 365 (online), disponemos de ventajas adicionales como el control de versiones, el acceso simultáneo a un diagrama desde varios equipos y usuarios, la compatibilidad con dispositivos móviles, grabación de macros o disponer siempre de las últimas actualizaciones.
2. Tipos de diagramas.
Visio es compatible con estándares de la industria como BPMN 2.0, UML 2.4, IEEE y Windows Workflow 4.0.
- Diagramas de flujo o Flujogramas. Sintetizan grandes cantidades de información en esquemas de decisión inequívocos. Ejemplo: Los Diagramas BPMN. Puedes ampliar información y consultar ejemplos sobre esta metodología en wikipedia.org.
- Ejemplos de organigramas de Visio, ideales para reflejar la estructura de mandos dentro de una organización. Ejemplos de organigramas automáticos en support.office.com.
- Planos de vivienda y diseños de oficina, que nos ayuden con la disposición de elementos, optimizar espacio y plasmar nuestras ideas de organización. Plantillas en support.office.com.
- Diagramas de lluvias de ideas. Ideales para buscar soluciones entre miembros de un equipo de trabajo.
- Diagramas de bloques, muy utilizado para describir el funcionamiento interno de un sistema.
- Diagramas de flujo de datos. Para explicar cómo son procesados los datos por un sistema. Los diagramas de flujo de trabajo, suponen un gran ahorro de costes al evitar errores y pérdidas de tiempo. Resultan ideales para comunicar y perfeccionar procesos.
- Diagramas de Gantt, para la comunicación de gestión de proyectos y organización de tiempo y recursos. Su utilidad es comunicar de forma visual la previsión de tiempo invertido en realizar tareas y finalizar proyectos. Lógicamente dependerá de variables como los plazos disponibles, los recursos empleados y la secuencia de tareas.
- Escala de tiempo y todo tipo de diagramas profesionales. Ver ejemplo.
En este enlace se explica como realizar diagrama en modo colaborativo support.office.microsoft.com.
Nota: A partir de la versión 2013 de Visio los ficheros están basados en el estándar XML, esta característica nueva hace que determinados ficheros creados con la versión 2013 o posteriores no puedan abrirse en versiones anteriores.
Por la misma razón al abrir un fichero de una versión anterior a 2013 algunas de las nuevas características de Visio se desactivarán para mantener la compatibilidad.
3. Flujo de trabajo.
La metodología de trabajo a seguir con Visio es muy intuitiva:
1. Primero se colocan las formas de los esquemas en la hoja de trabajo, simplemente seleccionando y arrastrando. Disponemos de opciones de espaciamiento y alineación automáticas.
2. Posteriormente se conectan a través de flechas o líneas de manera asistida.
3. Finalmente podemos girar las formas, situarlas y/o agregarles texto; como por ejemplo en un flujograma o en un organigrama.
Realizar un flujograma desde Visio es muy sencillo pues todas las formas para crear los diagramas se agrupan por categorías (Galerías de símbolos) y además tienen a su lado una descripción explícita de su uso.
Es la práctica la que nos hará movernos de manera fluida por estas galería de objetos, no obstante Visio siempre destacará los elementos más utilizados.
En la zona izquierda de la pantalla de aplicación tenemos fijada la ventana Formas desde la cual tendremos acceso a las galerías de símbolos. Estas están organizadas en categorías:
Mis formas. Diagrama de flujo. Extras de Visio. General. Ingeniería. Mapas y planos de planta. Negocios. Program. Red. Software y base de datos.
Para mostrarlas basta con desplegar el menú Más formas … y seleccionar una galería determinada: Visio permite la creación de subprocesos y la aplicación de reglas de validación.
La co-autoría en Ms Visio permite trabajar a varios usuarios a la vez en el desarrollo de un esquema.
4. Fichas y menús.
- Archivo:
- Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como…, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones.
- Inicio:
- Portapapeles, Fuente, Párrafo, Herramientas, Estilos de forma, Organizar y Edición.
- Insertar:
- Páginas, Ilustraciones, Partes de diagrama, Vínculos y Texto.
- Diseño:
- Configurar página, Temas, Variantes, Fondos y Diseño.
- Datos :
- Datos externos, Mostrar datos y Mostrar u ocultar ventanas de formas y datos externos.
- Revisar:
- Revisión, Idioma, Comentarios e Informes.
- Vista:
- Mostrar, Zoom, Ayudas visuales, Ventana y Macros (pestaña programador).
5. Impresión, copiado y pegado.
Los dibujos generados pueden exportarse al formato natural de Visio o a un documento estándar tipo PDF.
También por ejemplo, con la integración de Visio en cualquier otra aplicación Ms Office. Podemos insertar los esquemas generados en documentos de Office como los de Ms Word. De esta manera y gracias a los vínculos OLE podemos editarlos más tarde en caso de ser necesario.
Se recomienda utilizar la vista preliminar antes de imprimir cualquier esquema de Visio para asegurarnos del ajuste del esquema al tipo de documento respetando sus márgenes.
6. Referencias a manuales gratuitos en Internet:
Estas guías pueden usarse como marco de referencia para el estudio ya que son una fuente de información concordada y estable.
Manuales de otras versiones de Visio. Enlace a tutoriales de versiones anteriores de Visio.
Tutorial for Visio 2016 en support.office.com. «¿Nuevo en Visio? Este tutorial lo ayudará a comenzar con Visio. Te guiaremos por los diagramas de inicio para darte una idea de cómo son los diagramas. Luego, lo guiaremos por los cuatro pasos básicos para crear su propio diagrama.»
Tareas básicas en Visio en support.office.com. Tales como crear un nuevo diagrama, agregar y conectar formas, agregar textos, poner fondos, bordes y títulos, temas y combinaciones de colores, guardar un diagrama en diferentes formatos, plantillas, imprimir, …
PDF: Guía de Referencia y Modelado BPMN. COMPRENDIENDO Y UTILIZANDO BPMN (Capítulos de ejemplo). Es un capítulo de ejemplo sobre el desarrollo de representaciones gráficas de procesos de negocios, que sean rigurosas pero al mismo tiempo de fácil comprensión. Fuente futstrat.com.
«En BPMN, los «Procesos de Negocio» involucran la captura de una secuencia ordenada de las actividades e información de apoyo.
Modelar un Proceso de Negocio implica representar cómo una empresa realiza sus objetivos centrales; los objetivos por si mismos son importantes, pero por el momento no son capturados por la notación. Con BPMN, sólo los procesos son modelados.
En el modelado de BPMN, se pueden percibir distintos niveles de modelado de procesos:
Mapas de Procesos: Simples diagramas de flujo de las actividades; un diagrama de flujo sin más detalle que el nombre de las actividades y tal vez la condiciones de decisión más generales.
Descripción de Procesos: Proporcionan información más extensa acerca del proceso, como las personas involucradas en llevarlo a cabo (roles), los datos, información, etc.
Modelos de Proceso: Diagramas de flujo detallados, con suficiente información como para poder analizar el proceso y simularlo.
Además, esta clase de modelo más detallado permite ejecutar directamente el modelo o bien importarlo a herramientas que puedan ejecutar ese proceso (con trabajo adicional).
BPMN cubre todas estas clases de modelos y soporta cada nivel de detalle. Como tal, BPMN es una notación basada en diagramas de flujo para definir procesos de negocio, desde los más simples (por ejemplo véase la Figura 2-1) hasta los más complejos y sofisticados para dar soporte a la ejecución de procesos.»
7. Descargas y actualizaciones.
- Planes de precios Ms Office 2019. La mayoría son suscripciones al servicio de Office 365 pero aún se mantiene una versión local de Office.
8. Licencias y descargas.
Licencia original Microsoft disponible de Amazon. Microsoft Visio 2019 1 licencia(s) Plurilingüe. Software de licencias y actualizaciones (1 licencia). Precio de referencia 458 €.
9. Requisitos mínimos para la instalación.
- PC: Cuenta Microsoft. Acceso a Internet. Windows 10. Procesador de 2 núcleos a 1,6 GHz. 4 GB, 2 GB (32 bits) de RAM. 4 GB de espacio disponible en disco. Resolución de pantalla de 1280× 768.
- Mac: Cuenta Microsoft. Acceso a Internet. Procesador Intel. 4 GB de RAM. 10 GB de espacio disponible en disco. Mac OS Extended o APFS. Resolución de pantalla de 1280 × 800.
Revisa que la versión de Visio 32 o 64 bits coincida con la de tu procesador. Algunas funcionalidades precisan de conexión a Internet además de una cuenta de usuario de Microsoft y el alta en servicios como Onedrive o Sharepoint. Navegador web actualizado.
Visita office.com/systemrequirements para ver las versiones compatibles de Windows 10 y Mac OS y conocer otros requisitos de características.
10. Alternativas BPMN.
- Smartdraw. Compatible con las aplicaciones ofimáticas más conocidas y utilizadas; Es fácil insertar imágenes en los esquemas generadas en Word®, Excel®, PowerPoint®, Outlook®, Adobe PDF, Google DocsTM, Project®, Visio®, WordPerfect, etc. Ver demo del producto en Youtube.
- Dia software. Aplicación de diagramación sencilla compatible con Windows, GNU-Linux y Mac OS X muy conocida. Otros programas similares a Dia son: OpenOffice Draw o LucidChart.
- Diagramly, es una aplicación online que permite grabar los diagramas creados en un disco duro local o en la nube.
- Yaoqiang BPMN Editor an Open Source BPMN 2.0 Modeler. Descarga de las últimas versiones en sourceforge.net.
- También existen apps para móviles desde los cuales podemos realizar diagramas como DrawExpress Diagram Lite.
- Microsoft Threat Modeling Tool. Esquematización y análisis de redes y sistema informáticos.
Notas: Este tutorial de Visio 2019 se encuentra actualmente en fase de desarrollo. Iremos completando este tutorial progresivamente con nuevos capítulos.
Si tienes cualquier duda o sugerencia para su desarrollo, puedes comentarlo en el campo comentarios al pie de página. Tu colaboración nos ayuda a mejorar estos tutoriales.
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Autor: Daniel Jiménez
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