Índice de contenidos.
- Introducción.
- Selección de personal.
- Análisis de la empresa.
- Pasos previos.
- Supervisión.
- Flujogramas.
1.- Introducción.
La función de un SIC es generar información relevante sobre los hechos económicos de una empresa. Como hemos estudiado en unidades anteriores, nuestras decisiones dependerán en gran medida de la información contable que nos proporcione nuestro sistema, por tanto estamos tratando un aspecto estratégico.
Antes de comenzar con la aplicación informática, debemos organizar bien el trabajo. Para ello debemos tener realizado un análisis pormenorizado de la empresa, su funcionamiento y su entorno.
Esto se consigue mediante un diagrama de procesos y donde se refleje la información requerida en cada uno de ellos.
Aquí tenemos un ejemplo de diagrama del proceso de selección de personal:
2.- Selección de personal.
Como vemos podemos seguir el proceso de forma esquemática pudiendo modificarlo cuando surja algún cambio en el procedimiento.
Para el objetivo del módulo, nuestro interés como contables residirá en conocer los flujos de trabajo y los puntos donde se genera información contable que deberemos ir registrando en nuestro programa de contabilidad.
Notas: Archivo de ejemplo Seleccion.dia realizado con el programa GNU. Estos diagramas de procesos suelen formar parte del manual de procedimientos de calidad de las empresas. Por ejemplo todas las empresas certificadas en calidad los tienen elaborados y disponibles para sus empleados.
3.- Análisis de la empresa.
En el análisis de una organización podemos describir su actividad y el sector en el que se desenvuelve. Analizar su tamaño y el entorno tal y como hemos estudiado en anteriores módulos.
Y contablemente evaluar el número de operaciones económicas diferentes que se realizan. Este punto nos resultará muy útil cuando establezcamos nuestro plan contable personalizando subcuentas.
Valorar si es una empresa muy fiscalizada o no, que normativa nos afecta y la complejidad administrativa de la misma.
Otro dato a considerar es el número de veces que se repiten las mismas operaciones, el número de sucursales o centros de actividad diferentes.
También necesitaremos para establecer la política retributiva y de organización del organigrama funcional.
Este a veces no resulta tan evidente como pueda parecer y existen muchas pymes donde no se tiene claramente definidos los departamentos, áreas funcionales y responsabilidades.
Todos estos datos los necesitaremos para establecer nuestro modelo de contabilidad y poder responder a las siguientes cuestiones:
- ¿Qué tipo de información contable necesitaremos?
- ¿A qué nivel y en qué plazos la queremos?
- Periodicidad.
4.- Pasos previos.
La contabilidad como sistema de información, captura, procesa, almacena y distribuye información financiera a los distintos usuarios. Antes de ponernos a registrar información mediante el lenguaje de la contabilidad debemos:
- Diseñar nuestro propio Plan de Cuentas.
- Establecer procesos administrativos.
- Elección del sistema informático SIC. en nuestro caso será el software gratuito GestionMGD.
- Implantación y control del sistema. Esta parte es muy laboriosa.
Notas: Algunos fabricantes de soluciones de contabilidad
5.- Supervisión.
Una vez instalado el software he iniciado el proceso de contabilización debemos realizar labores de supervisión y ajuste del sistema de información contable mediante acciones del tipo:
- Analizar si se realizamos adecuadamente la captación de datos.
- ¿Se realizan operaciones no contempladas?
- Evaluar los procesos administrativos y su archivo.
- ¿Nos suministra el sistema la información requerida?
- ¿La información se obtiene en un tiempo razonable?
6.- Flujogramas.
Controlar la lógica empresarial es fundamental para evitar errores y poder medir y mejorar. Los flujogramas o algoritmos de proceso son la herramienta idónea para establecer las secuencias de trabajo ya que se dan menos a la interpretación que los procesos descritos con textos.
6.1 Elementos básicos:
- Óvalo: Inicio y fin del flujograma.
- Rectángulo: Actividad.
- Rombo: Decisión.
- Círculo pequeño: Conector.
- Triángulo boca abajo: Archivo definitivo de documento.
- Triángulo boca arriba: Archivo temporal.
Puedes ampliar más información. en wikipedia.org/Diagrama_de_flujo
Nota: La tarea Simbología de procesos de esta unidad es un ejercicio introductorio a este tipo de diagramas.
