Guía rápida de OneDrive
📖 Índice de contenidos:
- 1. Introducción a Onedrive.
- 2. Operativa básica.
- 3. Gestión de archivos y de espacio de almacenamiento.
- 4. Menú de aplicación.
- 5. Compartir archivos y carpetas.
- 6. Instalar y desinstalar Onedrive.
- 7. Onedrive para dispositivos móviles.
- 8. Ayudas y resolución de problemas.
- 9. Bibliografía relacionada.
- 10. Grupos y Comunidades de Onedrive.
1. Introducción a Onedrive.
OneDrive (antes SkyDrive) es un disco duro virtual en la nube donde podemos almacenar nuestros archivos personales o profesionales. Está integrado completamente en Office 365 o SharePoint Server 2013.
Por ejemplo, si borramos archivos dispondremos de 93 días para recuperar desde la papelera. Lo cierto que es trabajar en la nube aporta un nivel de seguridad ante pérdidas mayor que trabajar con copias locales.
Onedrive tiene otra característica muy útil, disponer en todos nuestros dispositivos de elementos compartidos en la Suite Ms Office como la libreta de direcciones.
Podemos utilizar el servicio OneDrive de manera gratuita con sólo ser usuario de Windows Live y se puede instalar en varios dispositivos a través de una misma cuenta de esta manera mantendremos sincronizados todos nuestros trabajos.
Hay que tener en cuenta que por defecto, en cada dispositivo donde instalemos Onedrive se guardarán copias locales de los archivos. Aunque más adelante podremos configurar que carpetas deseamos que se sincronicen.
Con la excepción del acceso a través de la APP para dispositivos móviles que lo que hace es mostrar los iconos de los archivos y nos da la posibilidad de poder descargarlos para abrirlos y editarlos llegado el caso.
No obstante, hay disponible una versión OneDrive Business pensada para el almacenamiento exclusivo de archivos de trabajo y así poder separarlos de nuestros archivos personales.
Si somos usuarios de Ms Office 365, dispondremos de 25 GB de espacio de almacenamiento en la nube para OneDrive Business.
Si OneDrive está alojado en en un servidor corporativo de SharePoint de nuestra organización, el límite de almacenamiento lo determinan los administradores.
Por ejemplo, guardar puntos de restauración de nuestro equipo en OneDrive puede ser buena idea para mantenernos seguros de que podremos recuperar nuestros sistemas en caso de desastres como ataques de virus, sistemas que van lentos debidos al uso, etc.
Todos los archivos que se almacena en OneDrive son privados salvo que se decidan compartir, para ello existen unas carpetas específicas «Compartir con todos» o compartir sólo con determinadas personas.
Recomendamos ver la presentación de Onedrive de la empresa tecnológica Everis:
2. Operativa básica.
Nada más instalemos Onedrive en nuestro equipo se cargará la aplicación en memoria y nos mostrará un icono al lado del reloj del sistema en la barra de tareas de Windows.
Si hacemos clic con el botón derecho del sistema tendremos acceso al menú de configuración, que incluye:
Para guardar ficheros en la nube podemos copiarlos en la carpeta inicialmente instalada y Onedrive se ocupa automáticamente de sincronizarlos con el almacenamiento en la nube o pinchar y arrastrar desde nuestro equipo a la carpeta mostrada en la web.
Abrir la carpeta de OneDrive. Con el botón derecho sobre el icono situado al lado de la hora del sistema tendremos acceso al menú contextual que contiene la opción de ver la carpeta local donde se almacenan y sincronizan los archivos.
| No tenemos porqué sincronizar todas las carpetas almacenadas en Onedrive en todos nuestros dispositivos, podemos seleccionarlas. |
Ver en línea (acceso web). A través de cualquier navegador web podemos consultar el directorio de archivos y carpetas almacenadas en la nube (que no es más que un sistema profesional de servidores).
Si estamos suscritos además a paquetes online como Office 365 podremos además trabajar de manera colaborativos con los documentos que editemos.
Ver problemas de sincronización. Como por ejemplo los producidos por algunos caracteres especiales que no son compatibles.
Con el botón derecho sobre el icono de la barra de tareas de Onedrive seleccionamos Ver problemas de sincronización. a continuación en la ventana emergente se mostrará un listado con los problemas detectados.
Si hacemos clic sobre cada uno de ellos nos llevará a la carpeta donde se encuentra el archivo con el problema a resolver junto a su resolución, tal y como se puede observar en la imagen.
Seleccionar carpetas a sincronizar.
Es posible que si utilizamos dispositivos con almacenamiento reducido, como por ejemplo dispositivos móviles, tengamos que elegir que carpetas queremos seleccionar porque todas las almacenadas en la nube ocupen demasiado espacio o simplemente no las necesitemos, para ello …
Hacemos clic con el botón derecho sobre el icono de Onedrive situado en la barra de tareas, junto a la hora del sistema, y seleccionamos Configuración / ficha Cuenta / Seleccionar carpetas.
Desde la ventana que se abre podremos seleccionar que carpetas queremos que se sincronicen en nuestro equipo.
Desde esta misma pestaña podremos además Desvincular este equipo y Administrar el almacenamiento de forma online.
Otras opciones de la ventana Configuración. Desde la ventana anterior podremos indicar si deseamos que Onedrive se cargue automáticamente al arrancar el sistema o no. Es posible que no queramos ya que suele consumir muchos recursos.
En la pestaña Red podremos ajustar tanto la velocidad de carga (subida) como de descarga (bajada) o en otros casos limitar el ancho de banda dedicado a Onedrive.
En la pestaña Office viene un apartado sobre trabajo colaborativo, que permite trabajar con archivos de Office al mismo tiempo por varias personas.
Podemos escoger como tratar los conflictos de sincronización y decidir sin combinar los cambios de dos personas sobre un mismo documento o guardar copias con diferentes nombres (lo más habitual y seguro).
Finalmente se incluye una pestaña con información y ayuda sobre Onedrive.
Administrar almacenamiento. Es posible que si varios usuarios abren un mismo fichero puedan generarse copias en conflicto.
Configuración. Podremos establecer aspectos como las políticas de acceso.
Temas de Ayuda. Abre la página web de soporte técnico.
Notificar un problema. Dentro del programa de mejora del software de Microsoft.
Se puede pausar sincronización y salir en caso de resultar necesario.
Trabajar de manera colaborativa. Para trabajar de manera colaborativa se requiere Office 2016 o 365. Una vez disponible el fichero en Onedrive se puede compartir pulsando el botón derecho e invitar vía email.
El acceso puede ser para usuarios que requieran autenticación o por el contrario no requerir nada, en tal caso se le puede asignar una fecha de espiración al acceso.
3. Gestión de archivos y del espacio de almacenamiento.
Simplemente con el menú contextual de un archivo o carpeta podemos escoger entre mantener siempre en este dispositivo y liberar espacio en nuestro dispositivo local.
Por otro lado, podemos Ver en línea, Compartir, Historial de versiones y Liberar espacio, guardando una copia solo en la nube pero disponiendo de un acceso directo desde nuestro ordenador, de manera que cuando hagamos doble clic para abrirlo se descargue de manera temporal un copia local para poder editarla.
Para cambiar la carpeta que por defecto utiliza Onedrive para guardar los archivos, tenemos primero que ir a Configuración haciendo clic con el botón derecho sobre el icono de la barra de tareas. Y escogemos Desvincular cuenta.
Con esta acción la sincronización parará, si se abre la ventana del asistente de configuración de Onedrive la cerramos.
Movemos la carpeta de Onedrive a la nueva ubicación. A continuación, lanzamos el asistente de configuración de Onedrive y seguimos los pasos hasta que lleguemos al punto de escoger ubicación e indicamos la nueva ruta. Si la carpeta de destino nueva contiene archivos se mezclarán con los existentes en la carpeta de la nube.
4. Menú de la aplicación de escritorio de OneDrive:
Con el botón derecho sobre el icono de OneDrive en la barra de tareas de Windows podremos Configurar si el programa se arranca automáticamente al iniciar el sistema.
Los parámetros de la cuenta como Administrar el almacenamiento, Desvincular un equipo, hacer una sincronización selectiva, Agregar una cuenta, Ajustar la velocidad de carga, Sincronizar los archivos de Office, Obtener ayuda, …
5. Compartir archivos y carpetas de OneDrive
El trabajo en grupo con Onedrive.
- Podemos compartir archivos o carpetas con los usuarios que determinemos. Fuente y vídeo demostrativo en support.office.com.
Puedes ampliar información sobre cómo compartir archivos y carpetas de OneDrive https://support.office.com.
6. Instalar y desinstalar Onedrive.
Para instalar Onedrive vamos a la página de descarga oficial onedrive.live.com. Una vez descargado el archivo lo ejecutamos:
Los usuarios de Windows 10 ya disponen de Onedrive preinstalado y sólo tienen que ejecutarlo por primera vez.
A continuación procedemos a Iniciar sesión, para ello tendremos primero que disponer de una cuenta de usuario Windows ID y Agregar una cuenta personal o empresarial:
O seguimos los pasos de asistente de inicio …
Desinstalar Onedrive.
Observamos que Onedrive no aparece en la lista de programas que podamos desinstalar a través de la aplicación Cambiar o quitar un programa.
Por tanto, para eliminarlo hay que hacerlo de manera manual. En este enlace Microsoft explica cómo podemos quitarlo del sistema support.office.com.
📄 Nota: Para que Onedrive no aparezca dentro de las carpetas del Explorador de Archivos hay que ir al Editor del Registro Regedit y en la rama HKEY_CLASSES_ROOT/CLSID/{018D5C66-4533-4307-9B53-224DE2ED1FE6} cambiar en System.IsPinnedToNameSpaceTree el parámetro 1 al 0. Aceptamos y reiniciamos. No olvides realizar un copia de seguridad de tu registro por si algo va mal.
7. Versión de Onedrive para dispositivos móviles.
App OneDrive (anteriormente SkyDrive) de Microsoft Corporation. Disponible para Android y Apple. Disponible gratuitamente desde sus respectivas tiendas online de descarga de apps.
7. Enlaces relacionados:
- Tutorial Microsoft OneDrive for business 2016. Tutorial Microsoft OneDrive for business 2016. Aprender más sobre OneDrive for business… (seguir leyendo).
- Para aprender más sobre OneDrive consulta las siguientes direcciones wikipedia.org y en el vídeo: Añadir documentos a OneDrive para su Negocio en office.microsoft.com.
8. Ayudas y resolución de problemas de Onedrive.
En ocasiones debido a la configuración de ciertos sistemas Onedrive se comporta de manera extraña, iniciándose y apagándose después, o no actualizando.
Una mala experiencia de usuario reportada habitualmente por los usuarios de Onedrive es su excesiva lentitud en la sincronización de archivos. Y lo cierto es que en este aspecto trabaja de manera más lenta que otras soluciones en la nube, pero Microsoft está trabajando en ello según reportan en RR.SS.
Considera la complejidad de la estructura de tu árbol de directorios así como el número de ficheros. A veces guardamos carpetas de programas que contienen miles de ellos, como por ejemplo backups de sites webs.
9. Bibliografía relacionada
Puedes profundizar en el manejo de Onedrive a través de estos completos textos, merece la pena hacerse con uno de ellos:
Onedrive 2017 for Beginners: An Easy Guide to the Best Features (English Edition). Capítulos de ejemplo en Tienda Kindle.
«OneDrive o como se conocía antes como SkyDrive o Windows Live Folders es un servicio que sirve como un servicio de alojamiento de archivos.
Es ofrecido por Microsoft como parte de su suite de servicios en línea. Se utiliza principalmente para almacenar archivos y otros datos personales como la configuración de Windows u otros datos importantes.
Los archivos se pueden sincronizar con un ordenador y se puede acceder a ellos a través de un navegador web o mediante un dispositivo móvil. Se puede agregar que los archivos se pueden compartir públicamente o con personas específicas.
La plataforma ofrece al usuario 5 GB de almacenamiento de forma gratuita. Para cualquier almacenamiento adicional, puede adquirirse o agregarse por separado o a través de un servicio de suscripción como Office 365 o Groove Music.»
– ¿Sabe que puede guardar archivos de Microsoft Office directamente en OneDrive?
– ¿Sabe que puede agregar acceso directo de OneDrive al menú contextual de Windows?
– ¿Sabe que puede escanear documentos y enviarlos directamente a OneDrive?
Esta guía de OneDrive incluye muchas más gemas ocultas que no querrás perder, especialmente si eres usuario de OneDrive.
Toda la información presentada en este libro está en simple inglés simple, sin complicada jerga técnica en absoluto.
Aprenderá todo con instrucciones paso a paso y capturas de pantalla necesarias. Piense en esto como una guía completa de OneDrive, que es un deber-tener si desea Master OneDrive.»
En definitiva, piensa como si dieses por hecho que en breve vas a perder toda tu información y cómo te gustaría que quedase salvaguardada. Esta manera de pensar es la que nos llevará, a estar bien preparados en caso de desastre.
10. Grupos y comunidades de Onedrive
- Enlace a la Comunidad tecnológica de OneDrive [CANAL OFICIAL].
- Le damos la bienvenida a la comunidad de Soporte técnico de Microsoft https://answers.microsoft.com/es-es (en español)
En el pie de página tienes más enlaces sobre Onedrive y estrategias de copias de seguridad …
