Microaprendizaje / Tiempo de lectura: 3 minutos

Diseño conceptual de bases de datos relacionales Access

Ms Access es un Sistema Gestor de Bases de datos que organiza la información en base a tablas relacionales. Mostramos un ejemplo en el Esquema E/R (Entidad / Relación) inferior:

Esquema E/R (Entidad / Relación) en Access 2016 — Diagrama ERD – Clic para ampliar

Esta forma de organizar la información se hace para evitar redundancias y para evitar errores por campos vacíos o inconsistencias de la información respecto a lo que supondría almacenar la información en una única tabla.

Antes de comenzar a diseñar una base de datos recomendamos organizar nuestras ideas de clasificación en un pequeño borrador que describa en pequeños recuadros que categorías de datos registraremos.

6.- Pasos para diseñar la BB.DD. desde cero:

6.1 Determinar su finalidad y cómo se va a utilizar:

En esta fase hay que recoger información con entrevistas con los usuarios que utilizarán la base de datos. Hay que pensar en las preguntas que debe responder la base de datos.

Reunir los formularios e impresos que se utilizan actualmente para registrar los datos.

Escoger entre implementar una aplicación de Access (ver creación de una aplicación de Access), o una base de datos de escritorio.

Crear el esquema Entidad – Relación: Se crea el Esquema Conceptual de la Base de Datos (diagrama E-R). Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y para garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma.

Es necesario identificar las tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Implementar la estructura de la Base de datos: Crear las tablas relacionadas en Access, tipos de datos, etc.

6.2 Crear la interfaz de usuario:

Diseño de formularios (entradas).

Diseño de informes (salidas).

Sistema de navegación (menús, panel de control, etc.). Considera si se van a utilizar dispositivos táctiles.

Para realizar un buen diseño de base de datos, es importante desarrollar el esquema conceptual de la base de datos denominado Esquema Entidad-Relación.

Este paso previo nos sirve para organizar la información que queremos representar en la Base de datos y garantizar el buen funcionamiento y fácil mantenimiento de la misma.

Es necesario crear tablas que alberguen el mínimo de información, evitando la redundancia y duplicidades, que hagan el sistema fácil de utilizar y mantener y que sea flexible al crecimiento.

Observa el siguiente ejemplo: Imagina que queremos diseñar una base de datos para un taller de automóviles y queremos almacenar los clientes del taller y los vehículos que tiene cada cliente:

Esquema entidad relación de una base de datos relacional — (Clic sobre la imagen para ampliar)

En Internet tenemos varias soluciones para generar diagramas ERD en línea, como paradigm.com (modelo de datos conceptual, lógico o físico). Incluye ejemplos y se pueden almacenar en la nube y exportar a Ms Office.