Microaprendizaje / Tiempo de lectura: 12 minutos

Guía Ms Access 2013

📖 Índice de contenidos:

 

INTRODUCCIÓN

• 1. Introducción.

• 2. Novedades y comparativas con anteriores versiones.

 

OPERATIVA BÁSICA

• 3. Primeros pasos: La pantalla de inicio.

• 4. Conceptualización de Bases de datos relacionales.

• • Tipos de campos.

• 5. Plantillas y asistentes. Herramientas.

• 6. Pasos para diseñar una base de datos relacional desde cero.

• 7. Objetivos y habilidades básicas para dominar Access 2013.

 

RECURSOS EXTERNOS

• 8. Referencias a tutoriales destacados en Internet.

• • Bibliografía recomendada.

• 9. Comunidades sobre Access: Foros y Redes sociales.

 

NIVELES AVANZADOS

• 10. Referencias para niveles avanzados.

• • 10.1 Funciones.

• • 10.2 Consultas.

• • 10.3 Macros VBA.

 

SOFTWARE ALTERNATIVO

• 11. Descargas, licencias y pruebas de evaluación.

• 12. Alternativas a Ms Access.

 

DESCARGA EL MANUAL COMPLETO EN PDF

• Página de descarga.

 

 

📖 Presentación.

 

Estás ante un tutorial no oficial de Microsoft Outlook 2013 que hemos elaborado un grupo de usuarios y docentes de informática. Lo compartimos de manera libre con el objeto de que sirva de ayuda en tu autoformación o sirva como texto en clases y aulas de informática.

 

Para revisar cada unidad haz clic en los enlaces que desarrollan cada tema. Además incorporamos a la teoría enlaces a otros tutoriales gratuitos disponibles en Internet en diversos formatos PDF, html, Youtube, etc.

 

 

1.- Introducción.

 

A continuación, mostramos una introducción básica a Ms Access 2013 que contiene referencias a enlaces y descargas gratis de manuales y tutoriales que hemos seleccionado de Internet.

 

Tanto si es la primera vez que utilizas este gestor de bases de datos como si eres usuario de anteriores versiones encontrarás interesante nuestra recopilación que reúne todas las novedades de Ms Access 2013. Esta guía se desarrolla desde el nivel básico hasta el avanzado.

 

Ms Access 2013 ha renovado en su interfaz pero además presenta una novedad muy potente, la creación de un nuevo tipo de bases de datos para crear aplicaciones web a través de SharePoint (aplicación que permite la creación de portales web de colaboración tanto para Internet como intranets).

 

Eso sí, para crear éstas aplicaciones web necesitaremos un sitio web en un servidor local de SharePoint 2013 o bien una suscripción a Office 365.

 

Las aplicaciones Access se crean y modifican en Office 2013 y se pueden consultar y actualizar a través de cualquier navegador.

 

Se mantiene la compatibilidad con bases de datos realizadas en anteriores versiones y se amplía a la base de datos SQL de Windows Azure (un servicio de base de datos relacional online).

 

Vista rápida sobre el entorno de trabajo de Ms Access:

 

 

En esta página web oficial se explica con mayor profundidad el nuevo proceso para disponer de bases de datos online junto al resto de novedades. También puedes consultar cómo crear una aplicación web de Access en la web msdn.microsoft.com y crear una aplicación de Access en support.office.com.

 

Por otro lado, en este vídeo puedes ver cómo funcionan las Web App de Access por Asif Rehmani European SharePoint Community (en inglés).

 

 

 

 

2.- Novedades de Ms Access 2013.

 

Estamos ante una nueva generación de bases de datos para navegador (aplicaciones) web que permiten almacenar datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet a una base de datos SQL.

 

✔ Nuevas plantillas de aplicaciones y tablas

✔ Nuevos menús y paneles de información contextual que dan un nuevo aspecto a Access. Ahora la información es más accesible desde una misma pantalla.

✔ Compartir datos con seguridad a través SharePoint.

✔ Soporte técnico online y presencial.

 

Puedes ampliar ésta información en:

 

• Novedades de Access 2013 y Novedades para desarrolladores de Access 2013.

 

• Características y funcionalidades que ya no se usan o que se han modificado en Access 2013.

 

 

 

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📄 Notas: Los requisitos mínimos del sistema (hardware y software) son los propios de Ms Office 2013. Está disponible en versiones de 32 bits y de 64 bits dentro de la suite Office 2013.

 

3.- Primeros pasos: La pantalla de inicio.

 

Al iniciar Access 2013 por primera vez aparecerá la página de introducción, donde encontramos una serie de plantillas clasificadas por categorías que permiten crear bases de datos disponibles inmediatamente.

 

Sólo tenemos que escoger una, y hacer clic sobre ella. Si no localizamos alguna que se ajuste más o menos a nuestro proyecto podemos seguir buscando en la base de datos online de Microsoft.

 

 

Siempre que necesitemos una plantilla de base de datos podemos localizarla en Archivo / Nuevo. Algunas plantillas de bases de datos requiere que iniciemos sesión y que habilitemos el contenido aceptando la advertencia de seguridad de la Barra de mensajes en caso de confiar en el origen del archivo.

 

Si por el contrario queremos empezar desde cero vamos Nuevo / Base de datos de escritorio en blanco, indicamos el nombre de la base de datos, indicamos una ubicación y pulsamos en Crear.

 

De esta manera podremos diseñar una a una las tablas (Ficha Crear / Tabla), consultas (para consultar, agregar, eliminar o modificar datos), formularios e informes.

 

Gracias a las funciones ADO es sencillo compartir datos entre las aplicaciones de Office, para ello vasta con copiar y pegar.

 

Por ejemplo podemos pasar fácilmente datos desde Excel a tablas de Access. Alternativamente también podemos importar desde la ficha Datos externos / grupo Importar y vincular*.

 

 

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📄 Notas: Cuando tenemos tablas vinculadas aparecen marcadas por un icono de flecha. Esto quiere decir que los datos se visualizan como una vista en Access pero realmente se encuentran en un origen de datos , como por ejemplo un fichero de Excel o una lista en Sharepoint.

 

4.- Conceptualización.

 

Ms Access 2013 es un Sistema Gestor de Bases de datos que organiza la información en base a tablas relacionales.  Mostramos un ejemplo en el esquema E/R (Entidad / Relación) inferior:

 

Esta forma de organizar la información se hace para evitar redundancias y para evitar errores por campos vacíos o inconsistencias de la información respecto a lo que supondría almacenar la información en una única tabla.

5.- Plantillas y asistentes.

 

En Archivo / Nuevo podrás utilizar una plantilla para no comenzar tu base de datos desde cero. Access 2013 incluye a modo de plantillas diversas bases de datos de ejemplo listas para ser utilizadas como están o modificarlas según nuestras necesidades.

Son un buen comienzo para familiarizarse con la aplicación:

 

Sí el icono de la plantilla incluye un icono del mundo, significa que la plantilla es para la web y requiere un servidor Sharepoint.

 

5.1 Herramientas de la base de datos.

 

En la ficha Herramientas para bases de datos podemos:

 

• Compactar y reparar base de datos.

• Abrir las herramientas de programación VBA (macros).

• Gestionar las relaciones y dependencias del objeto.

• Analizar: Documentador de la base de datos. Analizar rendimiento y analizar tabla asistente que a partir de una tabla detecta datos duplicados y organiza la información de diversas tablas para poder crear una base de datos relacional. La tabla original se guarda como backup.

• SQL Server, Bases de datos de Access y SharePoint.

• Para finalizar tenemos el grupo de herramientas Complementos.

 

 

6.- Pasos para diseñar la BB.DD. desde cero.

 

En esta fase hay que recoger información con entrevistas con los usuarios que utilizarán la base de datos.

 

Hay que pensar en las preguntas que debe responder la base de datos. Reunir los formularios e impresos que se utilizan actualmente para registrar los datos. (seguir leyendo …)

 

7.- Objetivos y habilidades básicas para dominar Access 2013.

Estos son nuestros objetivos y habilidades propuestas para dominar Ms Access  2013 a un nivel básico-intermedio.

7.1 Objetivos.

• Familiarizarse con el entorno de trabajo de la aplicación Access 2013.

• Crear bases de datos sencillas y manipular e introducir datos.

• Crear consultas sencillas y formularios e informes con el asistente.

 

 

7.2 Habilidades básicas recomendadas:

 

a. Conocer la interfaz Access 2013, con su cinta de opciones. Panel de exploración y la barra de herramientas de acceso rápido. Crear bases de datos a través de una plantilla y crear una base de datos desde cero.

 

b. Diseñar tablas y relaciones, insertar datos, dominar los tipos de datos, propiedades, relaciones e integridad referencial.

 

c. Trabajo con tablas: Añadir y eliminar campos, añadir y eliminar registros, buscar registros. Orden, filtros (por selección, por formulario y avanzados). Fuentes, anchura y altura, impresión y publicación.

 

d. Consultas: Asistentes y Vistas, ejecutar y criterios, campos calculados y generador de expresiones. Implementar cualquier tipo de consultas: De selección, de parámetros o totales. De referencias cruzadas, de actualización, de eliminación o para anexar datos.

 

e. Formularios y su personalización, Asistentes de Access 2013. Vistas, editar datos y autoformato. Publicación en línea.

 

f. Implementar informes a través de los asistentes y desde cero.

 

h. Cálculo  y transformación de datos.

 

i. Realizar Macros VBA en Access.

 

j. Copias de seguridad: Mantenimiento, reparación y optimización. Importación y exportación de tablas y datos.

 

k. Seguridad y políticas de acceso. Cifrado.

 

 

8.- Recopilación de tutoriales en Internet de Access 2013.

 

Destacamos estos excelentes manuales y tutoriales sobre Ms Access. Están ordenados por mayor desarrollo del tema:

 

• Tienes numerosos contenidos y ejemplos en la web de Ayuda oficial de Ms Access y Soporte técnico.

 

• ¿Quieres conocer los detalles de Access 2013? Visita el artículo Novedades de Access 2013.

 

 

8.1 Teoría sobre fundamentos de diseño de bases de datos relacionales.

 

Tenemos numerosos libros sobre fundamentos y diseño de bases de datos que vienen muy bien para el trabajo previo a la implementación de cualquier base de datos relacional, ya sea para un pequeño proyecto en Access o en bases de mayor rendimiento y capacidad.

 

Podrás dominar aspectos sobre cómo diseñar correctamente un sistema de información. Política de accesos (usuarios).

 

Esquemas Entidad-Relación. Introducción al lenguaje de las consultas de bases de datos SQL. Estructuras de intercambio de datos XML. Nosotros hemos seleccionado para ello los siguientes documentos gratuitos:

 

• PDF: Fundamentos de la base de datos de la Universidad de Granada en PDF.

 

• PDF: El Modelo de Datos Entidad-Relación de la Universidad de Sevilla en cs.us.es.

 

• PDF: Tema: “CREACIÓN DE BASE DE DATOS Y FORMULARIOS CON MICROSOFT ACCESS 2013” de la Universidad Don Bosco en udb.edu.sv.

 

• PDF: Cuaderno práctico de Aplicaciones informáticas. Universidad de Cádiz en udb.edu.sv. 113 páginas. Aunque el texto es de 2004 es válido para posteriores versiones de Access pues trata sobre los fundamentos.

 

• Tutorial online: Crear tablas, formularios, cualquier tipo de consultas e informes. Todo en support.office.com.

 

 

8.2 Videotutoriales de Youtube.

Muy recomendables para los niveles de iniciación:

 

• Crear base de datos en Access 2013 de XochitlVH.

 

• Curso de Access 2013 Básico. Introducción de Francisco J. Araya (No trata aspectos ni funcionalidades del nuevo Access 2013).

 

 

8.3 Versiones antiguas de manuales y vídeos pero aún válidas en muchos aspectos:

 

• Tutorial sobre el Manejo de Microsoft Access (nivel básico).

 

• Videotutorial de Alex Achi en Youtube: Tutorial y ejercicios Microsoft Access 2007 en español (Nivel básico).

 

• Manual de Access XP de la Universidad de Córdoba en gestion.uco.es. PDF descargable muy completo y con las bases teóricas bien desarrolladas.

 

 

8.4 Tutoriales gratis de Ms Access en inglés:

 

• Blog oficial blogs.office.com/b/microsoft-access/.

 

• Access 2010 en gcflearnfree.org/access2010.

 

• quackit.com/microsoft_access/tutorial/ (Nivel básico).

 

• Database Fundamentals (Curso avanzado).

 

 

8.5 Bibliografía recomendada (papel/PDF)

 

• Fundamentos de bases de datos de Silberschatz. Korth. Sudarshan. 4ta. Ed. Mc Graw Hill.

 

• Libro Access 2013. Guía práctica para el usuario. Editorial RedUsers. Incluye vista previa.

 

• Access 2013. Manual práctico para todos de Ediciones Altaria. Puedes consultar el índice de contenidos en PDF.

 

• Fundamentos de las Bases de Datos Relacionales. Mc Graw Hill. Explicado con lenguaje claro y sencillo.

 

 

Access 2013 (Manuales Imprescindibles) de Francisco Charte. Un guía muy completa utilizada en muchos colegios y universidades como texto de referencia.
Resumen del índice de contenidos:

 

Conceptos en la creación de bases de datos relacionales, tablas, campos, keys, relaciones, diseño de formularios, informes y consultas, plantillas para aplicaciones web, integración de Access 2013 con la nube con Office 365 SharePoint. Página con los ejemplos del libro anayamultimedia.es.

 

 

Access 2013 (Guías Prácticas) de Julián Casas. Es una guía de bolsillo para niveles de iniciación escrita de manera directa y breve. Se acompañan capturas de pantalla.

 

 

Access 2013 (Paso a Paso) de Joyce Cox. La colección paso a paso toca todos los aspectos de la aplicación además de explicarla a través de ejemplos y prácticas ilustradas.

 

Resumen del índice de contenidos: Analizar todos los elementos de una base de datos. Conceptos de diseño e integridad de datos.

 

Crear bases de datos, tablas y formularios sencillos. Mostrar información y crear informes. Descarga ejemplos del libro en anayamultimedia.es.

 

 

Access 2013 (manual práctico y paso a paso) (Office 2013)  de Selección_digital. Tienda Kindle.

 

 

Access 2013, muy completo y su versión Access 2013. Funciones Avanzadas de Vv.Aa.

 

 

VBA Access 2013. Programar en Access de Michele Amelot. Para niveles avanzados.

«A la vez sencillo, práctico y completo, este libro sobre VBA Access 2013 se dirige a los desarrolladores y usuarios avezados que desean crear aplicaciones profesionales amenas, fiables y eficaces bajo Access.

 

Además de los elementos básicos del lenguaje VBA que le permitan crear sus propios procedimientos y funciones, usted aprenderá a manipular sus datos utilizando los objetos ADO y el lenguaje SQL.

 

A personalizar sus formularios e informes, a diseñar una cinta Access específica para su aplicación, a controlar las otras aplicaciones Office 2013 mediante la tecnología Automation, a exportar datos a Internet (bajo el formato XML o HTML) y a utilizar las API Windows.»

 

 

VBA Access 2013. Creación de aplicaciones profesionales. Ejercicios y Soluciones de Henri Laugié Thierry Marian. Para niveles avanzados. Resumen del índice de contenidos:

 

Procedimientos y funciones. Variables y constantes. Estructuras de control. Tablas. Programación con objetos. Cuadros de diálogo. Formularios de datos.

 

Controles. Consultas. Objetos de datos. Informes. Interacciones Pack Office / API de Windows. Crear y proteger una aplicación VBA de Access. Web donde consultar un extracto del libro ediciones-eni.com.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10.2 Consultas para bases de datos SQL.

 

Desde la vista SQL podemos generar y ejecutar consultas de definición de datos. En el siguiente enlace se aportan numerosos ejemplos.

 

 

10.3 Macros VBA.

 

 

 

 

ACTUALIZACIÓN: Puedes encontrar versiones más actuales de este tutorial en:

 

Tutoriales sobre Ms Access