No necesitas pagar suscripciones a caros sistemas cloud para la gestión de tickets o tareas. Es posible crear tickets de soporte manualmente utilizando solo Microsoft Outlook sin necesidad de programar macros ni usar herramientas avanzadas.
Aunque no existe una función nativa en Outlook para generar tickets directamente, puedes implementar un sistema sencillo basado en carpetas y reglas que simule este proceso. Aquí te explico cómo hacerlo paso a paso:
1. Organiza tus correos con carpetas específicas
Puedes crear carpetas personalizadas dentro de Outlook para clasificar los correos relacionados con solicitudes o problemas que podrían convertirse en «tickets».
Pasos:
- Abre Outlook y ve a la sección Carpetas de correo.
- Haz clic derecho en Bandeja de entrada o en cualquier carpeta padre y selecciona Nueva carpeta.
- Nombra las carpetas según el tipo de solicitud o cliente (por ejemplo, «Tickets Pendientes», «Tickets Resueltos», «Urgentes»).
Esto te permitirá organizar visualmente los correos que requieren atención.
2. Usa etiquetas de color para priorizar
Outlook incluye una función de etiquetas de color que puedes utilizar para asignar niveles de prioridad a cada correo.
Pasos:
- Selecciona un correo que requiera seguimiento.
- Haz clic en la pestaña Seguimiento en la barra de herramientas.
- Asigna un color específico (por ejemplo, rojo para urgente, amarillo para moderado, verde para bajo).
Esto facilitará identificar rápidamente qué correos tienen mayor prioridad.
3. Crea reglas automáticas para filtrar correos
Puedes configurar reglas en Outlook para mover automáticamente ciertos correos a tu carpeta de «Tickets» según criterios específicos, como remitente o asunto.
Pasos:
- Ve al menú Herramientas > Reglas y alertas (en versiones más recientes, busca Administrar reglas y alertas).
- Haz clic en Nueva regla.
- Selecciona una opción como «Mover mensajes de alguien a una carpeta».
- Define los criterios (por ejemplo, correos de clientes específicos o palabras clave en el asunto).
- Guarda la regla.
De esta manera, los correos relevantes se moverán automáticamente a tu carpeta de tickets.
4. Convierte correos en tareas
Outlook permite convertir correos en tareas, lo que puede servir como un «ticket manual«.
Pasos:
- Selecciona el correo que quieras convertir en ticket.
- Haz clic derecho y elige Añadir a Tareas.
- En la ventana de tarea:
- Establece una fecha límite para resolver el problema.
- Agrega detalles adicionales sobre el problema.
- Establece recordatorios si es necesario.
- Guarda la tarea.
Esto crea un seguimiento claro y visible en la lista de tareas de Outlook.
5. Utiliza notas para registrar información adicional
Si necesitas anotar información extra sobre un ticket, puedes usar la función Notas de Outlook.
Pasos:
- Ve a la pestaña Vista en Outlook.
- Selecciona Notas en el panel izquierdo.
- Crea una nota nueva y registra información relevante sobre el ticket (por ejemplo, estado actual, próximos pasos).
- Relaciona la nota con el correo correspondiente copiando y pegando fragmentos del correo en la nota.
6. Implementa un sistema básico de numeración
Para simular un número de ticket, puedes agregar un prefijo único a los asuntos de los correos o tareas.
Ejemplo:
Cambia el asunto del correo o tarea a algo como `[TICKET001] Problema de facturación`.
Incrementa el número para cada nuevo ticket.
Esto te ayudará a rastrear fácilmente cada solicitud.
7. Envía respuestas estándar para mantener el seguimiento
Puedes configurar respuestas automáticas o plantillas predefinidas para confirmar el recibimiento de un ticket.
Pasos:
- Ve a Archivo / Respuesta automática para configurar una respuesta estándar cuando recibas correos nuevos.
- Alternativamente, crea plantillas personalizadas:
Escribe un correo con un mensaje estándar (por ejemplo, «Hemos recibido su solicitud. Su ticket es [número]».
Guarda el correo como plantilla en Archivo / Guardar como / formato .oft.
- Usa la plantilla siempre que respondas un ticket.
Este enfoque manual utiliza las funciones básicas de Outlook para simular un sistema de tickets sin necesidad de programación ni herramientas externas. Aunque no es tan sofisticado como una solución profesional, ofrece una forma eficiente de gestionar solicitudes y mantener un seguimiento organizado. Si decides escalar tu sistema en el futuro, puedes complementarlo con herramientas como Zendesk o Freshdesk para automatizar aún más el proceso.
