Microaprendizaje / Tiempo de lectura: 10 minutos

Guía básica de Ms Project 2016 para la dirección de proyectos:

 

Este es un tutorial que estamos desarrollando un Grupo de usuarios de Ms Project de forma abierta para todo aquel que esté interesado en la gestión de proyectos.

 

Tocamos al principio temas básicos para pasar a continuación a estudiar a través de varios manuales disponibles en Internet temas más avanzados. Incluimos numerosas referencias a blogs, foros y bibliografía de terceros.

 

 

📖 Índice de contenidos del curso:

 

INTRODUCCIÓN.

• 1. Objetivos básicos para dominar Ms Project 2016.

• 2. Contenidos mínimos a revisar para dominar Ms Project.

• 3. Novedades Ms Project 2016.

• 4. Introducción a la gestión de proyectos asistida por ordenador.

• 5. Breve introducción a las fases de un proyecto.

• 6. ¿En qué consiste un Proyecto?.

 

PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS.

• 7. Fases de gestión.

• 8. Estructurar un proyecto.

• 9. Actividades de planificación (planeación).

 

SEGUIMIENTO Y ADAPTACIONES.

• 10. Seguimiento y adaptación.

• 11. Administración y gestión de recursos.

• 12. Limitaciones.

 

CONTROL PRESUPUESTARIO.

• 13. Costes fijos.

• 14. Costes variables.

• 15. Costes en Ms Project.

 

METODOLOGÍAS.

• 16. Temporalización.

• 17. Validación.

• 18. Metodologías.

 

EJEMPLOS Y OTROS RECURSOS.

• 19. Casos de estudio.

• 20. Enlaces a cursos y tutoriales de Internet.

• 21. Recopilación de blogs.

• 22. Selección de videotutoriales de Internet.

• 23. Descargas gratuitas de software y actualizaciones.

• 24. Alternativas a Project.

 

 

MINI GLOSARIO DE TÉRMINOS RELACIONADOS.

 

 

DESCARGA DEL MANUAL EN FORMATO PDF.

 

 

 

 

1.- Objetivos básicos para dominar Ms Project 2016:

 

• Conocer y ser capaz de planificar un proyecto de forma sencilla y eficaz.
  • Conceptos básicos ¿Cómo se programa un proyecto?

 

• Aproximación al software de gestión de proyectos más utilizado del mercado.

 

• Alternativas Opensource a Ms Project.

 

2.- Considera que los contenidos mínimos a revisar para dominar Ms Project son:

 

• Ciclo y planificación de un proyecto.

• Desglose de tareas y especificación de entregables (hitos).

• Limitaciones y asignación de recursos. Gestión de costes y presupuestos (EVM).

• Temporalización (duración de tareas) y validación del plan.

 

 

Ms Project 2016 es un gestor de proyectos integrado dentro de un entorno ofimático como es Ms Office 2013, aunque puede adquirirse por separado.

 

Ms Office Professional Plus 2016 incluye Ms Project Professional 2016 dedicado a la gestión de proyectos PPM.

 

Se suele usar en entornos corporativos y profesionales, utilizándose menos en el ámbito doméstico. Para empresas y profesionales facilita enormemente la programación de tareas, la gestión de recursos y el control de costes.

 

Con Ms Project 2016 podemos comunicarnos y coordinar proyectos con el resto del equipo sin salir de la aplicación ( videoconferencia / llamada de Skype, Lync, chat, email o unirse a reuniones online ).

 

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📌 Ejercicio: Prueba a abrir alguno de los proyectos de ejemplo que vienen incluidos con la instalación de Ms Project 2016 y realiza las tareas básicas de abrir, modificar y guardar proyectos.

 

Intenta modificar las fechas de finalización en el calendario y en las otras vistas del proyecto, tanto para tareas individuales como para el conjunto del proyecto. Podemos visualizar los datos de manera agrupada o con filtros.

 

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3.- Novedades Ms Project 2016.

 

Al igual que el resto de aplicaciones que componen Office 2013, el espacio de trabajo aparece mucho más despejado y ordenado respecto a versiones anteriores. Funcionalmente destacamos:

 

• Ahora ajustar las escalas de tiempo es más intuitivo y sencillo.

 

• Se mejora el control de la programación de recursos.

 

• En los diagramas de Gantt se aporta más claridad en las líneas de tareas mediante el uso de colores. Vemos claramente hacia donde evoluciona nuestro proyecto. Podemos actuar sobre los valores de línea base, de programación y real.

 

• Aplicaciones que trabajan conjuntamente con Project son Lync 2016; que permite conectar a todos los miembros del equipo sin salir de la aplicación.

 

• Trabajo en la nube con Onedrive (antes Skydrive), que nos permite disponer de archivos compartidos en cualquier dispositivo conectado a la red. Junto a los servicios online Ms Office 365 y Sharepoint, que facilitan enormemente compartir el trabajo para grupos.

 

• Nuevos temas y nuevas plantillas: Libro de Excel, lista de tareas de Sharepoint, administración de proyectos ágil.

• • Crear un presupuesto, valor acumulado, plan de proyecto sencillo, plan empresarial, informe anual, planeación de una campaña de marketing, fusión o evaluación de la adquisición,
• • Ciclo DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) para la mejora incremental, metodología Seis Sigma,
• • Tecnología y cumplimiento de SOX (Ley Sarbanes-Oxley), servicio de atención al cliente y lanzamiento de un nuevo producto.

 

• Un nuevo conjunto de informes con opciones gráficas inéditas que permiten generar reportes más claros para sus destinatarios. Informes de evolución personalizables: Trabajo planificado, completado y restante aparecen como líneas de un gráfico.

 

• Es compatible con anteriores versiones: Escalas de tiempo, rutas de acceso a tareas, costes, recursos y asignaciones, etc, … Conexión de Ms Project a Visio y de Ms Project a Excel con tablas dinámicas.

 

Puedes ampliar esta información en la página oficial support.office.com.

4.- Introducción a la gestión de proyectos asistida por ordenador.

 

Asignación de tareas a recursos: Cada proyecto se compone de una serie de tareas interrelacionadas, con una fecha de inicio y una duración, que determinaremos basándonos en la experiencia o en técnicas de estimación.

 

Para llevar a cabo estas tareas les asignaremos recursos (personas, materiales, instalaciones etc.) que tendrán una disponibilidad y un coste. ( Seguir leyendo … ).

 

5.- Breve introducción a las fases de un proyecto.

 

Ms Project es una herramienta muy avanzada. Su inclusión como herramienta ofimática puede llevarnos a equivoco pues se adapta tanto a trabajos personales y de PYMEs como a grandes proyectos de empresas.

Así que estás ante una gran herramienta, aprovéchala para para planificar y realizar el seguimiento de proyectos de manera óptima!

Las fases previas en la gestión de proyectos son:

1. Definición de los objetivos del proyecto.
2. Estudio de la viabilidad del proyecto.
3. Estimación del tiempo, coste y esfuerzo requeridos.
4. Planificación temporal.
5. Seguimiento y adaptación a los cambios.
6. ( Seguir leyendo … ).

 

6.- ¿En qué consiste un Proyecto?

Un proyecto es una actividad planificada a priori orientada a la consecución de unos objetivos de manera eficiente.

 

Para llegar a nuestra meta tendremos que contar con recursos que pueden ser tangibles como los recursos económicos o los recursos humanos e intangibles como el tiempo, la experiencia, prestigio de la compañía, conocimiento, etc. Seguir leyendo …

 

7.- Fases de gestión.

Las fases claves en la gestión de proyectos son: ( Seguir leyendo … ).

 

Las fases de un proyecto con Ms Project

 

8.- Estructura de un proyecto.

 

Mediante una reunión inicial de coordinación con los responsables de proyecto fijaremos las directrices del proyecto. Definiremos la finalidad, los objetivos del proyecto y los principios de gestión (intenciones) que nos servirán de guía.

Una vez que se ha definido el ámbito del proyecto, debe estudiarse la viabilidad del proyecto. Considerar las diferentes  alternativas e identificar las posibles restricciones técnicas y de gestión, con el fin de escoger la mejor solución.

Tendremos que estimar antes de comenzar, de cuánto tiempo disponemos, el esfuerzo humano requerido y cuál será su coste.

 

 

Project nos permitirá en todo momento informar sobre el estado del proyecto y trabajar en equipo con otros miembros.

9.- Actividades de planificación (planeación).

 

En la planificación se identifican las tareas que componen el proyecto, y las dependencias entre ellas. Se estima el esfuerzo, tiempo y costes necesarios para completar cada una de las tareas. Se asignan los recursos humanos y materiales a cada tarea. Este estudio debe ser lo más completo posible.

Una vez identificadas las tareas y determinada la duración mínima del proyecto se obtendrá una agenda de fechas para realizar el seguimiento y control del proyecto.

Toda esta información se presenta mediante diagramas como el Gantt que nos muestran gráficamente la distribución de las tareas.

Es fundamental asignar tareas a nuestro equipo y que cada miembro tenga clara sus funciones y prioridades.

• Práctica 1: Distribuir un proyecto con Outlook.

 

• Práctica 2: Importar datos de Outlook.

 

 

 

10.- Seguimiento y adaptación de proyectos.

 

Una vez se ha creado la programación comienza la implementación del proyecto. Cuanto más complejo y largo sea un proyecto más posibilidades hay de que se produzcan variaciones en la programación original.

En la fase de seguimiento se compara  lo planificado con el trabajo real, con el objetivo de ajustar la parte no completada del proyecto para no desviarnos del presupuesto o incumplir plazos. ( Seguir leyendo … ).

Seguimiento y adaptación de proyectos

11.- Administración y gestión de recursos.

 

Un vez asignadas tareas y hayamos delegado en nuestro equipo realizaremos la función de soporte, seguimiento y control del proceso. Necesitaremos medir y obtener ratios para poder obtener estadísticas.

 

Como jefe de proyecto debemos tener claro cuáles son los valores de los ratios que debemos alcanzar para conseguir nuestros objetivos.

 

Es posible que el equipo asignado no consiga determinadas metas, debemos tener en cuenta pequeños márgenes de actuación en nuestros cálculos tanto de tiempo, como de dinero, personas, etc.

 

12.- Limitaciones.

 

Los proyectos se enfrentan a limitaciones que pueden poner en peligro la viabilidad de los mismos. Estas limitaciones pueden ser internas como el tiempo, recursos económicos-financieros, humanos o externas como el marco legal, competencia, etc. ( Seguir leyendo … ).

 

Limitaciones en la gestión de proyectos

 

13.- Costes fijos.

 

Los costes (costos) fijos son aquellos que se producen periódicamente en cantidades fijas aunque cambie el nivel de producción, como por ejemplo pueden ser determinados alquileres y arrendamientos, las pólizas seguros, renting o licencias de software.

Algunos ejemplos de ahorro de costes fijos son … (Seguir leyendo … ).

 

Gestión de costes fijos con Ms Project

14.- Costes variables.

 

Los costes variables son aquellos que se producen proporcionalmente al nivel de actividad, como pueden ser los costes de suministros de papel, discos u otros materiales fungibles. (Seguir leyendo …).

 

Costes variables en un proyecto

 

15.- Control de costes en Ms Project.

 

En Project es posible controlar el aspecto financiero del proyecto, de forma que podamos prever cuál será su coste, o revisar cómo podemos reducirlos de forma segura. Asignando un coste a los recursos de trabajo, y materiales podremos obtener conocer información útil como:

 

• El coste total esperado del proyecto.

• El coste de una tarea o fase concreta del proyecto.

• El coste de los recursos.

• Comparar los costes reales del proyecto con los previstos.

 

Control de costes con Ms Project

 

16.- Temporalización.

 

Determinaremos la secuencia y la temporalización o momento en el que abordaremos cada tarea. Estudiaremos el tiempo de duración de cada una y su interrelación para establecer cierto margen de maniobra.

 

Los hitos sirven para marcar pequeñas metas y establecer un tiempo límite para conseguirlos. De esta forma nos aseguramos que llegaremos a tiempo al final.

 

 

17.- Proceso de validación de un proyecto.

 

Este último paso implica identificar y analizar las amenazas según su impacto en el plan. Es recomendable reunir a los agentes involucrados para realizar este análisis, así como proponer posibles planes de prevención y contingencia ( seguir leyendo … ).

 

Proceso de validación de un proyecto

 

18.- Metodologías de organización de tareas y del tiempo.

 

• La metodología Kanban basada en la organización de tareas mediante tarjetas visuales. Está relacionada con los procesos de producción just-in-time (JIT).

 

• Scrum, modelo de desarrollo ágil caracterizado por no basarse en secuencias de procesos.

 

• Recopilación de tutoriales y herramientas sobre gestión del tiempo.

 

 

19.- Casos de estudio.

 

Éxitos, proyectos fallidos, mercado, competencia, tribunales, I+D+i, …, en definitiva la evolución de la vida de una empresa durante 30 años en la web idg.es ( caso Apple Computer ).

 

 

20.- Enlaces a cursos y tutoriales de Internet:

 

A continuación hemos recopilado MOOCs y tutoriales de Ms Project en Internet ( seguir leyendo … ).

 

MOOCs de Ms Project

20.1 Libros y eBooks.

 

Puedes ampliar tu formación con los textos seleccionados en el siguiente enlace (muchos de estos libros y ebooks permiten la consulta de capítulos de ejemplo):

 

Manuales y ebooks Project 2016

 

21.- Blogs y entradas relacionadas.

 

• Macros: Automatización del trabajo con Project.

 

• Primeros pasos con Project en windowstecnico.com.

 

• Manual en inglés en projectsmart.co.uk.

 

• Blog oficial en blogs.office.com/project/

 

 

22.- Selección de videotutoriales de Internet.

 

Son una buena forma de familiarizarse con el entorno de trabajo y terminología del programa para niveles básicos:

 

• Microsoft Project MasterClass en Español Parte 1 del canal de Mauricio Duque.

 

• Excelente canal de Youtube sobre Ms Project y Visio de Vicente Rubio Peinado.

 

• Varios videotutoriales de Microsoft Project 2010. Fácil de Aprender en el canal CityIngenieria.

 

• Crear un Cronograma rápidamente con Microsoft Project 2010 del canal PMSseminarios.

 

23.- Descargas gratuitas de software y actualizaciones.

 

• Enlace a la última versión de Ms Project 2016 en office.microsoft.com/es-es/project/ y descarga versión de la versión de prueba.

 

• Actualizaciones: Download Service Pack para Microsoft Project en microsoft.com.

 

• Ms Project 2016 en versión aplicación de escritorio puede obtener individualmente en microsoftstore.com o a través del paquete Ms Office Professional Plus 2016.

 

 

24.- Software alternativo a Ms Project.

 

A los tradicionales aplicativos de escritorio tipo Ms Project (ahora disponibles también en la nube) o sus alternativas opensource como Openproj, Redbooth (Teambox), Gantter, Rally Community Edition o FreedCamp o ProjectLibre para Linux, se le suman soluciones web como … seguir leyendo.

 

 

 

25.- Opciones de compra.

 

El producto se puede adquirir desde diferentes webs de Microsoft; como por ejemplo products.office.com y Microsoft Store.

 

Se pueden probar antes de adquirir online cualquiera de las diferentes versiones de Ms Project. Orientativamente … seguir leyendo.

 

Opciones de compra de Ms Project

 

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📄 Notas:

• España se encuentra en la posición 26 del ranking mundial que valora la calidad directiva. Según World Economic Forum deberíamos estar dentro de los 10 primeros.

 

• Actualizamos este tutorial libre constantemente, agradecemos tu apoyo y compresión. En el caso de que tengáis alguna duda en particular podéis dejarlas en el apartado Comentarios al pie de página e intentaremos resolverlas entre todos.

 

 

Descarga este tutorial gratis en formato PDF: